À l’approche de la fin de l’année, vous et votre comptable devrez effectuer certaines tâches dans QuickBooks en ligne pour clore l’ancienne qui se termine et préparer la nouvelle.

Les sections suivantes peuvent vous aider à effectuer ces tâches de fin d'année pour faciliter la fin d'une année et le début d'une autre année.

Tâche 1 : confirmer le premier mois de votre exercice

Il est important de sélectionner le bon mois pour le début de votre exercice de façon à permettre à QuickBooks en ligne d’effacer les grands livres comptables en arrière-plan pendant que vous effectuez d’autres tâches de fin d’exercice.

Pour confirmer ou modifier le premier mois de votre exercice :

  1. Cliquez sur l’icône Paramètres ⚙.
  2. Cliquez sur Compte et paramètres.
  3. Sélectionnez Options avancées.
  4. Dans la section Comptabilité, vérifiez que le paramètre défini dans le champ Premier mois d’exercice est correct, ou cliquez sur l’icône du crayon pour modifier le paramètre.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Sélectionnez Terminer.

Votre exercice est confirmé.

Tâche 2 : confirmer les soldes de vos comptes clients, envoyer les relevés et effacer tous les dépôts en cours

À la fin de l’année, il est conseillé de vous assurer que les soldes de vos comptes clients sont à jour et que l’ensemble de la facturation ou de tous les paiements sont actualisés.

Pour vérifier les soldes de vos comptes clients :

  1. Sélectionnez Rapports.
  2. Dans la barre de recherche, saisissez Sommaire du classement chronologique des comptes clients ou Détail du classement chronologique des comptes clients et sélectionnez le rapport que vous voulez réviser.
    Ces rapports sont disponibles dans QuickBooks en ligne Standard et Plus seulement.
  3. Révisez le rapport afin de repérer les clients ayant des soldes impayés.

Une fois que vous avez repéré les soldes impayés, vous pouvez envoyer des relevés de compte à vos clients.

Pour envoyer un relevé de compte :

  1. Sélectionnez Ventes, puis Clients.
  2. Trouvez le client auquel vous voulez envoyer un relevé de compte.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Créer un relevé de compte.
  4. Dans la fenêtre Créer des relevés de compte, sélectionnez Imprimer et prévisualiser pour imprimer le relevé de compte ou sélectionnez Enregistrer et envoyer pour créer et prévisualiser un relevé de compte qui sera envoyé par courriel au client.

Voici d'autres renseignements sur créer des relevés.

Vous devez également confirmer que tous les dépôts sont effacés de la file d’attente des dépôts. Les fonds qui se trouvent dans cette file d’attente ne seront pas inclus dans le revenu de votre année en cours.

Voici comment vous créer un dépôt bancaire.

Tâche 3 : confirmer les soldes de comptes fournisseurs et payer les factures ou faire des chèques

La fin de l'année est un bon moment pour régler les factures impayées que vous devez pour l'année et pour régler tous les crédits, rabais ou produits qui vous sont dus par vos fournisseurs.

Pour réviser les factures à payer :

  1. Sélectionnez Rapports.
  2. Dans la barre de recherche, saisissez Sommaire du classement chronologique des comptes fournisseurs ou Détail du classement chronologique des comptes fournisseurs et sélectionnez le rapport que vous voulez réviser.
    Ces rapports sont disponibles dans QuickBooks en ligne Standard et Plus seulement.
  3. Révisez le rapport afin de repérer toute facture à payer avant la fin de l’année.

Une fois que vous avez repéré les factures à payer, vous pouvez les régler avant la fin de l’année.

Tâche 4 : rapprocher des comptes bancaires, des cartes de crédit et des comptes de petite caisse

Prenez la bonne habitude d’apparier vos données dans QuickBooks en ligne avec vos comptes bancaires et de carte de crédit pour vous assurer que toutes les opérations ont été enregistrées correctement et que les bonnes données financières figurent dans vos rapports de clôture d’exercice.

Pour rapprocher vos comptes :

  1. Allez à Paramètres ⚙️.
  2. Sélectionner Rapprocher.
  3. Suivez les instructions pour apparier les opérations indiquées dans votre relevé bancaire ou de carte de crédit avec les opérations figurant dans la page Rapprocher.

Pour en savoir plus sur le rapprochement, consultez Comment rapprocher des comptes ou Fin de l'exercice: rapprocher les comptes pour toute l'année

Tâche 5 : inviter votre comptable, il est temps de collaborer avec lui et de le consulter

Votre comptable possède l’expertise nécessaire pour vous donner des suggestions sur la saisie de données, contribuer au processus de clôture de l’exercice et prévoir l’avenir financier de votre entreprise.

Si vous ne l'avez pas déjà fait, QuickBooks en ligne facilite le inviter votre comptable de collaborer avec vous et de leur donner accès à votre compte QuickBooks en ligne.

Une fois que votre comptable a accepté l’invitation, il a accès à vos comptes.

Tâche 6 : exécuter des rapports de clôture de l’exercice

Il est important d’exécuter les rapports de clôture de l’exercice afin de réviser les renseignements et de déceler les problèmes ou les écarts.

Pour exécuter les rapports de clôture de l’exercice :

  1. Ouvrez la page Rapports.
  2. Trouvez et révisez le rapport État des résultats et le bilan, ainsi que tout rapport personnalisé dont vous et votre comptable avez besoin.
  3. Assurez-vous que le rapport Bénéfice de l'année correspond au solde du rapport État des résultats.

Révisez les renseignements figurant dans ces rapports avec votre comptable pour déceler les problèmes éventuels à résoudre.

Tâche 7 : reclasser les opérations (comptable)

Votre comptable peut réviser plus en détail les répercussions que les opérations ou les journaux auront sur vos résultats et votre bilan selon les types de comptes, et apporter des modifications à tout élément pour un affichage approprié dans les rapports.

Pour réviser les renseignements détaillés :

  1. Demandez à votre comptable de se connecter à son compte.
  2. Sous Outils pour comptables (l'icône de l'enveloppe), sélectionnez Reclasser les opérations.

Votre comptable peut changer le compte dans lequel se trouve l'opération ou la classe à laquelle l'opération est attribuée.

Tâche 8 : répartir les profits de l’entreprise (comptable)

Si vos bénéfices non répartis doivent être divisés entre les propriétaires ou les partenaires, votre comptable peut vous aider.

Prenez la bonne habitude de configurer au préalable un grand livre des capitaux propres et des retraits pour tous les paiements ou retraits de l’entreprise au cours de l’année effectués par les principaux responsables ou les fondateurs.

Pour créer des écritures de journal :

  1. Sélectionnez l ’icône Plus (+) dans la barre d'outils.
  2. Sélectionner Écriture de journal.

Pour en savoir plus sur les écritures de journal, consultez Comment créer une écriture de journal

Tâche 9 : préparer la déclaration de clôture de l’exercice (avec l’aide du comptable)

Les impôts sont habituellement préparés par le comptable de l’entreprise.

Lorsque vous envoyer une invitation à votre comptable à votre compte QuickBooks en ligne, vous donnez au comptable accès à toute l'information financière dont il a besoin pour préparer et soumettre les retenues au nom de votre entreprise et apporter les changements nécessaires.

Votre comptable peut utiliser cette information pour préparer toute déclaration de revenus de clôture de l’exercice requise, ou pour vous aider à la préparer.

Tâche 10 : fermer les comptes (facultatif)

Fermer les documents comptables vous permet de contrôler les changements apportés aux opérations datées avant la fin de l’exercice.

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙️.
  2. Cliquez sur Compte et paramètres.
  3. Sélectionnez Options avancées.
  4. Dans la section Comptabilité, cliquez sur l ’icône du crayon (modification) afin d’ouvrir les champs aux fins de modification.
  5. Cochez la case Fermer les documents comptables.
  6. Saisissez une date de fermeture et une préférence d’avertissement.
    Vous pouvez également saisir et confirmer un mot de passe qui doit être saisi par quiconque tente d’apporter des modifications.
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Sélectionnez Terminer.

Pour plus de renseignements détaillés sur la fermeture des comptes, consultez Comment fermer les comptes.