Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez facilement configurer le dépôt direct de la paie. Après avoir effectué la configuration initiale, vous pouvez configurer chaque employé en dépôt direct et vérifier votre opération d’essai.

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Configuration initiale du dépôt direct

Voici comment configurer le dépôt direct pour la première fois :

  1. Cliquez sur la roue dentée dans la barre d’outils, puis sur Paramètres de la paie.

  2. Dans la section Paie, sélectionnez Dépôt direct.

  3. Vérifiez ce que vous devrez configurer pour le dépôt direct, puis cliquez sur Oui. Allons-y.
  4. Remplissez les champs obligatoires pour le compte bancaire de l’employeur et l’administrateur général du compte.
  5. Sélectionnez Continuer.

  6. Vous recevrez un courriel de confirmation de l’adresse électronique notify@quickbase.com vous invitant à vérifier vos renseignements. Une fois que l’information est vérifiée, vous recevrez un autre courriel confirmant vos débits préautorisés.

Vérifiez le dépôt direct d’une opération d’essai

Après avoir effectué la configuration initiale, vous devez vérifier une opération d’essai de dépôt direct. Dans deux à trois jours ouvrables, un débit minime de moins de 1,00 $ CA sera retiré de votre compte à titre d’essai. Pour vérifier ce montant :

  1. Cliquez sur la roue dentée dans la barre d’outils, puis sur Paramètres de la paie.

  2. Dans la section Paie, sélectionnez Dépôt direct.

  3. Sélectionnez Vérifier l’opération d’essai. (Note : Cette option sera disponible seulement lorsque le montant de l’essai aura été prélevé.)
  4. Saisissez le montant de l’opération d’essai dans les deux cases (moins de 1,00 $). Saisissez les cents seulement, sans signe de dollar (p. ex. 0,47).
  5. Sélectionnez OK.

  6. Après avoir effectué la vérification, vous êtes prêt à configurer les employés!

Si vous ne voyez pas cette opération dans les trois jours ouvrables suivant la date de saisie des renseignements sur le dépôt direct dans vos paramètres de paie, vous pouvez prendre certaines mesures pour relancer l’opération d’essai. Pour ce faire :

  1. Cliquez sur la roue dentée dans la barre d’outils, puis sur Paramètres de la paie.

  2. Dans la section Paie, sélectionnez Dépôt direct.

  3. Sélectionnez Oui. Allons-y.
  4. Sélectionnez le bouton Modifier à côté du champ Compte bancaire.
  5. Saisissez la séquence de numéros suivante dans la zone Compte bancaire : 123456789.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

  7. Revenez immédiatement dans vos Paramètres de paie à partir de l’icône Roue dentée et sélectionnez Dépôt direct.
  8. Sélectionnez le bouton Modifier à côté du champ Compte bancaire.
  9. Saisissez de nouveau le numéro de compte bancaire correct et sauvegardez les modifications.
  10. Ceci devrait relancer QuickBooks en ligne pour envoyer l’opération d’essai à votre banque. Veuillez attendre encore trois jours ouvrables pour que l’opération apparaisse dans votre compte bancaire.
Note : Vous avez trois tentatives pour vérifier votre opération d’essai. Si vous ne réussissez pas, communiquez avec nous pour obtenir de l’aide.

Configurer le dépôt direct pour chaque employé

Après avoir vérifié votre opération d’essai de dépôt direct, vous êtes prêt à configurer chaque employé :

  1. Assurez-vous que l’employé a bien rempli le formulaire d’autorisation de dépôt direct.
  2. Une fois que vous avez terminé la configuration initiale, voici à quoi ressemble votre écran des paramètres du dépôt direct : Cliquez sur Configurer à côté de l’employé concerné.Set up direct deposit in QuickBooks Online
  3. À partir du menu déroulant Qu’utilisez-vous pour payer l’employé?, sélectionnez Dépôt direct.
  4. Remplissez les champs en utilisant les renseignements dans le formulaire d’autorisation de l’employé.
  5. Sélectionnez OK.

  6. Vous avez terminé la configuration du processus et vous êtes maintenant prêt à utiliser le dépôt direct pour payer vos employés.

 

Notes à l’intention du conseiller

  • Dépôt direct (DD) peut prendre jusqu'à 1 semaine * (plus de temps, s’il y a des retards ou erreurs) à configurer, selon le cas, il y a des erreurs. Meilleure pratique est de commencer cette procédure le lendemain elle exécute la paie avec des chèques sur papier pour vous assurer qu’ils ne sont pas en « Attente » pour le prochain Passage de paie ont des clients.

Pour les en savoir plus sur les échéanciers de dépôt direct voir calendrier de traitement de Dépôt direct
Pour les en savoir plus sur les définitions de l’état Canada - Dépôt direct VDB état

  • Inciter les clients à Assurez-vous que tous les numéros de compte et les comptes bancaires qu’ils entrent des informations pour configurer les Dépôt direct (DD) pour la paie. Numéros/renseignements inexacts peut entraîner retards durant le processus de dépôt direct, fonds déposés à la compte incorrect ou des frais supplémentaires pour les contre-passations du dépôt direct.
  • Info sur le principe de l’agent se réfère à la propriétaire principal du compte bancaire les chèques de paie seront retirés.
  • Une fois que la fonction Dépôt direct est configurée, clients doit approuver les chèques payés par dépôt direct au moins deux banques jours en 5 h Pacific temps avant la date de paie. NOTE : certains clients ont un délai de 5 jours. Le délai d’exécution se trouve à l’écran principal dans le serveur CS dans le coin supérieur droit de délai de dépôt direct :
  • L’analyse des risques peut prendre pouvant aller jusqu’au trois ouvrables afin de terminer après mm configuré.
  • Toutes les communications au MMA dans le fichier, à l’exception de la vérification d’essai opération et le courriel de LBA/OFAC, qui va à l’administrateur général (banque propriétaire) de 24 à 48 heures après s'inscrire, l’agent de principe recevra un courriel pour soumettre leur votre à la conformité équipe de supprimer le blocage de LBA/OFAC et le client peut commencer à utiliser notre service de dépôt direct.
  • Toutes les communications par courriel pour DD sera être envoyé au MMA dans nos dossiers. Si ce rôle est en cours rempli par un comptable ou le bureau du Personnel, c’est à cette personne de communiquer ces renseignements au propriétaire ou concernent les messages des autres personnes.
  • Une opération de test (moins de 1,00 $) sera débitée et créditée ensuite dans le compte bancaire associé à la paie pour vérifier la validité de l’information/numéro de compte bancaire. (Agent peut voir les dates de toute tentative d’opération de test dans le lien « État de compte bancaire » dans le coin supérieur droit de l’écran d’accueil du serveur CS.)
  • Si le client ne voit pas cette opération après trois jours ouvrables, entrez les renseignements sur le dépôt direct dans les paramètres de la paie, demandez au client de mettre 123456789 dans le champ compte bancaire et enregistrez les modifications. Ensuite, demandez-lui de retourner immédiatement dans les paramètres de la paie>Saisissez de nouveau le numéro de compte bancaire correct et sauvegardez les modifications. Ceci devrait relancer QuickBooks en ligne pour envoyer l’opération d’essai à votre banque. Demandez-lui de patienter encore une fois pour les trois jours ouvrables pour cette opération pour qu’il apparaisse sur site Web/compte de la banque.
  • Client recevra un courriel contenant un lien vers téléverser leur numéro d’identification de l’équipe de conformité. S’ils n’ont pas reçu le courriel, communiquez avec un responsable pour obtenir le courriel renvoyé.

Les courriels de LBA sont envoyés de notify@quickbase.com

Vérifier les opérations de test

  • Client pouvez aller à la roue dentée>Paramètres de la paie.>Dépôt direct>Vérifier une opération d’essai pour entrer ce montant là.
  • Si le client ne peut pas vérifier l’opération d’essai lui-même pour une raison quelconque, suivez les étapes ci-dessous et demandez au client de lire le montant pour vous.

Pour confirmer manuellement l’opération d’essai (VBD)

  1. À partir du serveur CS, cliquez sur compte Actions >Niveau 1 > Opération d’essai
  2. Demandez au client pour son montant de l’opération test et entrez-le dans le serveur CS.
  3. Cliquez sur OK.

Si le montant de l’opération test ne correspond pas, demandez au client de vérifier son relevé de compte bancaire ou de communiquer avec leur banque directement double