Lorsque vous recevez une facture d’un fournisseur, QuickBooks en ligne vous permet de l’enregistrer facilement et de la payer au moment opportun.

Dans cette rubrique, nous vous expliquons comment saisir une facture à payer et comment payer des factures à partir de la page Payer les factures, qui vous permet de payer de multiples factures provenant de multiples fournisseurs au même moment, ou à l’aide de la page Chèque, qui fournit de l’information supplémentaire au sujet d’une facture à payer, mais qui convient mieux au paiement d’un seul fournisseur à la fois.

Saisie des factures à payer

Tout d’abord, enregistrez vos factures à payer :

  1. Aller à l’icône Créer ⨁, puis sélectionnez Facture à payer.
  2. Dans le menu déroulant Fournisseur ▼, sélectionnez le fournisseur de votre choix.
  3. Dans le menu déroulant Modalités ▼, sélectionnez les modalités de facturation de votre choix. Les modalités désignent le moment où le fournisseur s’attend à être payé.
  4. Vérifiez la date de la facture à payer, puis indiquez la date d’échéance de la facture.
    La date de la facture à payer est la date à laquelle elle a été créée, saisie ou reçue, et l'échéance est la date à laquelle vous devez payer votre fournisseur.
  5. Dans le champ Nº de la facture à payer, entrez un numéro de référence pour distinguer cette facture des autres du même fournisseur.
  6. Dans le menu déroulant Lieux ▼, sélectionnez un lieu afin d’assigner la facture à un lieu de travail ou à un secteur d’activité particulier.
    Vous devez activer le suivi par lieu pour voir ce champ.
  7. Saisissez les autres renseignements nécessaires sous Détails de la catégorie et Détails de l’article, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vous pouvez maintenant décider si vous préférez payer la facture à partir de la page Payer les factures ou de la page Chèque.

Naviguer dans la fenêtre Payer les factures

La fenêtre Payer les factures vous permet d’effectuer un suivi des factures à payer que vous avez entrées, y compris de celles qui sont payables. Elle vous permet aussi de payer de multiples factures en même temps. Pour trier et filtrer la liste de la page Payer les factures, vous devez savoir ce qui suit :

Filtrage  Par défaut, la liste affiche les factures à payer qui sont arrivées à échéance dans les 365 jours précédents, mais vous pouvez utiliser les options offertes par l’intermédiaire du filtre pour filtrer la liste. Vous pouvez filtrer la liste pour visualiser :

  • Les factures payables à une échéance donnée.
  • Les factures à payer d’une période en particulier.
  • Les factures payables au plus tard à une date donnée (saisissez une date dans le champ Au et laissez le champ Du vide).
  • Seulement les factures à payer pour un bénéficiaire donné.
  • Les factures à payer provenant de lieux en particulier (si vous avez activé le suivi par lieu dans Compte et paramètres).
  • Seulement les factures à payer qui sont à l’état Arriérés.

Tri : Pour effectuer un tri selon une colonne en particulier, cliquez sur l’en-tête de la colonne. Pour inverser l’ordre de tri, cliquez de nouveau sur l’en-tête. Vous pouvez trier la liste Payer les factures selon :

  • Le bénéficiaire
  • Le nº de référence
  • L’échéance
  • Les colonnes du solde courant (si vous effectuez un tri par bénéficiaire ou par solde d’ouverture, les factures à payer seront présentées en ordre chronologique).

La page Payer les factures mémorise vos préférences de tri; la liste sera triée de la même façon la prochaine fois que vous ouvrirez la page.

Conseil : Filtrez d’abord et triez ensuite! Si vous effectuez le filtrage avant le triage, vous repérerez probablement plus vite les opérations que vous recherchez.

Vous pouvez aussi modifier le nombre de lignes affichées, à l’aide des options accessibles par l’intermédiaire de l’icône de la roue dentée, située au-dessus de la colonne Montant total.

Paiement de factures à partir de la page Payer les factures

La page Payer les factures vous permet de payer en même temps de multiples factures provenant de multiples fournisseurs.

  1. Aller à l’icône Créer ⨁, puis sélectionnez Payer les factures.
  2. Sélectionnez le compte de paiement approprié, puis saisissez une date de paiement, ou validez celle qui est indiquée.
    Le compte de paiement est le compte à partir duquel vous payez les factures. Pour payer une facture à partir de plusieurs comptes (par exemple, à l’aide d’un chèque et d’une carte de crédit) ou pour enregistrer des paiements distincts lors de jours différents, vous devez saisir chaque paiement partiel séparément.
  3. Si vous sélectionnez un compte chèques, vérifiez le numéro du premier chèque, et modifiez-le au besoin.
  4. (Facultatif) Sélectionnez le filtre pour affiner la liste des factures à payer de manière à voir uniquement les factures voulues, puis cliquez sur Appliquer.
  5. Cochez la case de chaque facture à payer.
  6. Saisissez le montant du paiement à appliquer à la facture impayée.
    Vous pouvez préciser le montant de tout crédit à appliquer dans la colonne Crédit appliqué.
  7. Cliquez sur le bouton Enregistrer et imprimer, Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Les factures sélectionnées seront alors marquées comme payées, et les chèques seront préparés afin de pouvoir être imprimés à partir de la fenêtre Impression des chèques.

Application de crédits partiels

Vous pouvez facilement appliquer des crédits partiels à plusieurs factures à payer du même fournisseur.

Si le fournisseur a un crédit, le montant de ce dernier sera affiché dans la colonne Crédit appliqué. Vous pouvez saisir le montant du crédit que vous voulez appliquer à la facture.

Lorsque vous cliquerez hors du champ, le montant du crédit disponible sera mis à jour pour refléter le crédit restant.

Paiement de factures à partir de la page Chèque

La page Chèque vous permet de payer des factures pour un fournisseur à la fois, d’obtenir des renseignements sur chaque facture à payer et de contrôler directement la façon dont les crédits de fournisseur sont appliqués.

  1. Aller à l’icône Créer ⨁, puis sélectionnez Chèque.
  2. Dans le menu déroulant Bénéficiaire ▼, sélectionnez le bénéficiaire de votre choix.
    Si vous sélectionnez un bénéficiaire pour lequel il existe une facture impayée, le panneau Ajouter au chèque s’affichera.
  3. Dans le menu déroulant Compte bancaire ▼, choisissez le compte où l’argent sera retiré.
  4. Dans le panneau Ajouter au chèque, cliquez sur Ajouter pour régler une facture impayée, ou sur Tout ajouter pour régler toutes les factures impayées et appliquer tout crédit de fournisseur.
  5. Dans le menu déroulant Lieux ▼, choisissez le lieu auquel assigner la facture à payer.
    Vous devez activer le suivi par lieu pour voir ce champ.
  6. Entrez le montant total du chèque dans le champ Montant.
  7. Afin de payer plusieurs factures, cochez les cases des factures à payer avec le chèque à la section Opérations non réglées, puis saisissez un montant de paiement pour chacune. Vous pouvez régler autant de factures à payer que vous voulez avec le même chèque et répartir le paiement parmi celles-ci.
  8. (Facultatif) Vous pouvez inscrire une note au sujet du chèque dans le champ Mémo, ou ajouter des pièces jointes (comme un reçu en format PDF).
  9. Sélectionnez Imprimer ou prévisualiser puis Imprimer le remboursement des dépenses ou Imprimer un chèque.
  10. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Vous pouvez aussi cliquer sur Enregistrer et nouveau afin de créer un nouveau chèque pour une autre facture à payer.