Apprenez comment configurer et utiliser les devis dans QuickBooks en ligne.

Vous voulez ajouter un devis à une facture? Nous expliquons comment ils fonctionnent et comment en appliquer un à une facture.

Quand devrais-je utiliser un devis?

Créez un devis lorsque vous voulez présenter une estimation, une proposition ou une offre de service à votre client au sujet du travail que vous envisagez de faire. Le formulaire de devis ressemble à une facture, mais son but est de vous aider à entamer des négociations avec votre client.

Une fois que vous avez réalisé le travail ou fourni le service, et que vous êtes prêt à facturer celui-ci à votre client, vous pouvez ajouter les données provenant du devis à une facture, éliminant le besoin de saisir à nouveau cette information.

Créer un devis

  1. Sélectionnez Créer ⨁.
  2. Sous Clients, sélectionnez Devis.
  3. Sélectionnez un Client. Choisissez un état dans le menu déroulant se trouvant sous le nom du client (facultatif).
  4. Vérifiez la  date du devis, puis saisissez la date d’expiration (facultatif).
  5. Saisissez le Produit / Service ,Description ,Quantité ,Taux ,Montant ,Taxe ,Message (facultatif) et Rabais (facultatif).
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter un devis à une facture

Bien que le devis ressemble beaucoup à une facture et que vous puissiez l’imprimer ou l’envoyer par courriel, il ne s’agit pas encore d’une véritable opération. Les frais sur un devis ne s’afficheront pas dans le Centre clients ni dans un compte de vente tant que vous n’aurez pas ajouté le devis à une facture et ne l’aurez pas enregistré.

Pour ajouter le devis à une nouvelle facture, cherchez d’abord le devis que vous avez déjà créé. Ensuite, ajoutez-le à la facture. Note : Seuls les devis ayant pour état En attente ou Accepté peuvent être créés dans une facture.

  1. Sélectionnez Ventes, puis Clients.
  2. Dans le Barre d'argent (barre de plusieurs couleurs), sélectionnez Devis.
  3. Trouvez un devis que vous voulez facturer.
  4. Dans la colonne Action, sélectionnez Commencer la facture.
  5. Sélectionnez Ajouter pour tous les devis que vous voulez facturer.
  6. Vérifiez les renseignements tirés du devis et modifiez-les au besoin.
  7. Enregistrez la facture.

À l’aide! Impossible d'ajouter mon devis à une facture

Il est possible que vous ne puissiez pas ajouter le devis à une facture pour deux raisons:

Première raison : Vous avez sélectionné un autre client que celui sélectionné lorsque vous avez créé la facture.

Trouvez une liste des devis.

  1. Ouvrez la page Rapports.
  2. Dans le champ de recherche, saisissez Devis par client.
  3. Modifiez la période et le groupe, puis cliquez sur Exécuter le rapport.
  4. Lorsque vous trouvez le devis en question, vérifiez si le nom du client est le même que celui que vous avez choisi lorsque vous avez essayé de créer une facture.
  5. Si le devis en question ne s'affiche pas sous le bon nom de client, sélectionnez-le et changez le nom du client.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Si le nom sur le devis est exact lorsque vous essayez de créer la facture, examinez les autres raisons ci-dessous.

Raison 2: Sur le devis, il est possible que l'état de la section État ne soit pas sélectionné

  1. Repérez le devis que vous avez créé.
  2. Dans le coin supérieur gauche du devis, assurez-vous que le champ État du devis est configuré en fonction de vos paramètres de copie ( Accepté ou En attente).
  3. Si vous modifiez l'état, sélectionnez Enregistrer] / conditionnel].

Ajouter un devis à plusieurs factures

Les devis dans QuickBooks en ligne n’ont pas été conçus pour être ajoutés à plus d’une facture. Nous avons toutefois une solution qui peut s’avérer utile. Voici comment procéder :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes, puis sur Toutes les ventes.
  2. Trouvez et sélectionnez le devis de votre choix.
  3. Changez l’état du devis de Fermé à Accepté. Sous Action, sélectionnez le menu déroulant ▼ et choisissez Mettre à jour.
    • Dans l’écran Devis, allez à la section État.
    • Sélectionnez Accepté à partir de la flèche de déroulement État.
    • Quand vous voyez le message L’opération que vous êtes en train de modifier est liée à d’autres opérations. Voulez-vous vraiment la modifier?, sélectionnez Oui. Cette action supprime le lien avec la facture à laquelle le devis a été ajouté. La facture reste inchangée, mais le lien provenant du devis sera supprimé.
    • Cliquez sur Enregistrer.
  4. Ajoutez le devis à une nouvelle facture.

Établir l’état d’un devis

Pour voir l'état de votre devis et s'il a été appliqué à une facture, utilisez le Devis par client rapport.

  1. Ouvrez la page Rapports.
  2. Dans le champ de recherche, saisissez Devis par client.
  3. Sélectionnez la période et cliquez sur Exécuter le rapport. (Note: Pour personnaliser davantage le rapport, sélectionnez Personnaliser.)

Ce rapport vous fournira le nom du client, le numéro du devis, l’état et un numéro de facture si elle a été appliquée.

Supprimer un devis

  1. Allez à Ventes, puis sélectionnez Clients.
  2. Sélectionnez Devis dans la barre d’argent.
  3. Dans le Ouvrir Devis , sélectionnez le (s) devis pour y accéder.
  4. Cliquez sur un devis pour l’afficher à l’écran.
  5. Sélectionnez Plus, puis Supprimer.
  6. Quand vous voyez le message Voulez-vous vraiment supprimer ce devis?, sélectionnez Oui.