C’est de nouveau ce moment! Nous avons recueilli de l’information sur le processus de fin d’année pour la fonction de paie avancée de QuickBooks en ligne afin d’aider au bon déroulement de votre période des Fêtes. Veuillez lire attentivement le document au complet pour vous assurer que votre paie ne soit pas perturbée par les jours fériés à venir et les mises à jour de fin d’année.

Note :
  • Si vos employés sont payés par dépôt direct, assurez-vous de traiter et d’approuver votre paie trois jours ouvrables avant la date de paie voulue, au plus tard à 12 h (HNE).
  • Si vous utilisez la fonction de paie standard de QuickBooks en ligne, consultez cette Liste des tâches de fin d’exercice.

Calendrier de traitement de la paie durant la période des Fêtes

Si la date de paie initialement prévue tombe le : Vous devrez approuver la paie au plus tard à 12 h HE le :
Mardi 25 décembre 2018 (jour de Noël) Jeudi 20 décembre 2018
Mercredi 26 décembre 2018 (Après-Noël) Jeudi 20 décembre 2018
Jeudi 27 décembre 2018 Jeudi 20 décembre 2018
Vendredi 28 décembre 2018 Vendredi 21 décembre 2018
Lundi 31 décembre 2018 Lundi 24 décembre 2018
Mardi 1er janvier 2019 (congé du jour de l’An) Jeudi 27 décembre 2018
Mercredi 2 janvier 2019 Jeudi 27 décembre 2018
Jeudi 3 janvier 2019 Vendredi 28 décembre 2018
Vendredi 4 janvier 2019 Lundi 31 décembre 2018

2018 T4s, RL - 1 s & T4As sommaires

Des rapports de fin d’année seront générés pour toutes les paies assorties d’une date de paie qui s’inscrit dans la période de janvier à décembre 2019. Pour réduire au minimum les écarts et les pénalités potentielles, veuillez prendre le temps de vérifier la configuration de votre compte et de vous assurer que les montants cumulatifs ont été ajoutés et sont exacts pour tous les employés, y compris les employés licenciés qui ont besoin d’un feuillet T4 ou T4A ou d’un relevé 1.

La fin d’exercice se produira en trois phases cette année :

Phase 1 : 26 novembre 2018   Feuillets T4 et relevés 1 en lecture seule

Vous pourrez maintenant consulter vos feuillets T4 et vos rapports T4 Sommaire en format PDF dans la section Rapports. Vous pourrez modifier vos feuillets T4 à compter du 7 janvier 2019. Si vous devez apporter une rectification à un feuillet T4 avant le 7 janvier, veuillez communiquer avec CAN_ADVPayroll_Support@intuit.com et fournir les renseignements requis.

  • Il faut prévoir trois jours ouvrables pour qu’une rectification soit apportée :
    • Vous DEVEZ inclure les détails exacts : p. ex., ajouter 300 $ dans la case 40; le montant est aussi déclaré dans la case 14, mais pas dans les cases 24 ou 36. Réduire la cotisation au RPC de 5,00 $, etc.
    • Veuillez indiquer clairement si la modification remplace le montant total ou s’il s’agit simplement d’un ajout ou d’une réduction.

Phase 2 : 7 décembre 2018 – Centre de notification (tableau de bord de l’employé)

Dans la section des employés de QuickBooks en ligne, vous verrez un nouvel onglet affichant des notifications de tâches pour se préparer à la fin d’année.

Phase 3 : 7 janvier 2019 Tous les formulaires de fin d’année seront affichés dans la section Rapports.

  • Vous avez jusqu’au 16 février 2019 pour y apporter des modifications
  • Les feuillets T4 soumis seront téléversés sur le portail des employés.
  • Vous pouvez les approuver au préalable et nous les soumettrons tôt.
  • Les feuillets T4 soumis seront importés sur le portail des employés.
  • Si vous avez des employés qui ont besoin d’un relevé 1, vous devez l’imprimer, le signer et le soumettre vous-même.
  • Si un formulaire doit être modifié après avoir été soumis, nous pouvons apporter les modifications à partir du 1er mars 2019 moyennant des frais de 10 $.

Note : Comme le processus de fin d’année tient compte de la date de paie, celle-ci doit être en 2018. Si l’utilisateur traite des primes dont la date de paie est ultérieure à la date limite de traitement et fait un paiement manuel, la portion d’impôts doit être versée par le client.

Nous soumettrez automatiquement vos feuillets T4, le de T4A & le Relevè 1 en fin d’année. Vous serez en mesure de réviser et apportez les modifications au mois de janvier avant que nous avons en dossier.

Pour modifier vos feuillets T4 :

  1. Ouvrez la page Rapports. > Formulaires fiscaux de fin d'année
  2. Sélectionnez l’année d'imposition précédent dans le menu déroulant
  3. Sélectionnez l’utilisateur que vous voulez modifier.
  4. Sélectionnez l’employé dont T4 doit être modifié
  5. Cliquez sur Exécuter le rapport.
  6. Cliquez sur modifier (en bas à droite de l’écran)
  7. Modifier les cases au besoin en entrant les valeurs
  8. Cliquez sur enregistrer (en bas à droite de l’écran)
  9. Répétez cette étape pour tous les employés nécessaires

Note : une fois que vous mettez à jour de l’employé T4 le sommaire T4 mettra automatiquement à jour pour tenir compte de ces changements

Pour ne pas avoir de vos feuillets T4 de déposée automatiquement :

  1. Cliquez sur employés onglet
  2. Sélectionnez paramètres de payer l’impôt &
  3. Activer Auto remplir les formulaires de fin d’année à rabais

Calcul du taux de cotisation au FSS du Québec pour le sommaire 1

Il nous faut des renseignements supplémentaires pour calculer vos cotisations au FSS pour 2018 aux fins du sommaire 1. Assurez-vous de saisir l’information avant d’imprimer le sommaire et de le soumettre à Revenu Québec.
  1.  Cliquez sur le lien pour ouvrir le sommaire 1 en format PDF.
  2. Défilez vers le bas jusqu’à la grille de calcul B.
  3. Utilisez les montants de salaire dans le haut du sommaire 1.
    Note : QuickBooks remplit la ligne 106 de la grille de calcul.
  4. Suivez les étapes sur la grille de calcul pour calculer votre taux.
  5. Saisissez le taux de cotisation au FSS inscrit à la ligne 117 de la grille de calcul à la ligne 36 de votre sommaire 1 dans QuickBooks.
  6. Enregistrez vos modifications.
    Note : Le taux saisi sera utilisé pour calculer la cotisation à la ligne 37.

Ville de Québec et autres régions :
Revenu Québec
3800, rue de Marly
C. P. 25666, succursale Terminus
Québec (Québec) G1A 1B6

Montréal, Laval, Laurentides, Lanaudière et Montérégie
Revenu Québec
C. P. 6700, succursale Place-Desjardins
Montréal (Québec) H5B 1J4

Important : Si vous remarquez que des modifications doivent être apportées aux détails sur l’employé, aux paramètres fiscaux, etc., veuillez communiquer avec le soutien au 1 855 253-1536.

 

Réduction des retenues à la source

Si des employés reçoivent de l’ARC un avis relatif à une réduction des retenues à la source, veuillez appeler notre équipe Réussite du client au 1 855 253-1536 afin que nous puissions faire les rajustements nécessaires de notre côté.

Indemnisation des accidentés du travail

Veuillez communiquer avec votre commission provinciale d’indemnisation des accidentés du travail afin de confirmer les taux pour 2019.

Remplacez les taux par les nouveaux taux pour 2019 le mercredi 26 décembre 2018 afin qu’ils soient appliqués à votre première date de paie en janvier 2019 :

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Employés.
  2. Choisissez l’onglet Paramètres de paie et d’impôt.
  3. À partir du menu de gauche, sélectionnez Indemnisation des accidentés du travail
  4. sous Actions, sélectionnez Modifier.
  5. Après avoir apporté la modification, cliquez sur Enregistrer.
Note : Les fonctions de paie avancée de QuickBooks en ligne ne prennent en charge que les remises effectuées à votre commission provinciale en votre nom. Nous ne sommes pas autorisés à préparer vos déclarations à cet égard. Toutefois, pour vous aider à produire une déclaration exacte, nous vous offrons un rapport sur les remises fort pratique.
  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Rapports.
  2. Défilez vers le bas jusqu’au groupe de rapports « Gérer la paie ».
  3. Sélectionnez le rapport Indemnisation des accidentés du travail.

Calendrier de versement de l’Agence du revenu du Canada

Si vous avez reçu des avis de l’ARC au sujet d’un changement à votre calendrier de versement actuel, assurez-vous de mettre à jour votre calendrier de versement dans le système.

Veuillez consigner votre nouvelle fréquence de versement pour 2019 dans votre échéancier de versement le mercredi 26 décembre 2018, pour qu’elle soit appliquée à votre première date de paie en janvier 2019 :

  1. Cliquez sur la roue dentée dans la barre d’outils, puis sur Paramètres de la paie.
  2.  À partir du menu de gauche, sélectionnez Info sur l’entreprise.
  3. Sélectionnez la liste déroulante Fréquence de versements, puis choisissez votre fréquence et cliquez sur Enregistrer.

Jours fériés en 2019

Téléchargez tous les jours fériés fédéraux et provinciaux pour 2019 le mercredi 26 décembre. Pour ce faire :

  1. Cliquez sur la roue dentée dans la barre d’outils, puis sur Paramètres de la paie.
  2. À partir du menu de gauche, sélectionnez Jours fériés de l’entreprise.
  3. Sélectionnez Charger les jours fériés.

Note : Révisez les dates avec soin pour supprimer les jours fériés qui ne s’appliquent pas à votre province. En cas de doute, communiquez avec votre commission provinciale des relations de travail pour confirmer les jours fériés qui s’appliquent.