Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez enregistrer le fait que votre client a déjà payé pour un produit ou un service fourni.

Note : Nous enregistrons un paiement seulement si une facture a été émise au client. Si vous n'avez pas émis de facture, saisissez un reçu de vente ou un dépôt bancaire plutôt.

Pour les reçus de vente: Select the Create  icon on the toolbar then Sales Receipt. 

Enregistrer le paiement d'une facture

Pour que QuickBooks sache qu'une facture a été payée et génère donc des rapports exacts, vous devez enregistrer le paiement de facture.

  1. Sélectionnez le Créer ⨁, puis sélectionnez Recevoir un paiement.
  2. Choisissez le nom du client dans le menu déroulant.
  3. À partir de la section Opérations non réglées, sélectionnez les opérations que vous voulez que QuickBooks en ligne calcule. À mesure que vous sélectionnez ces éléments, le montant total du paiement change.
  4. Sélectionnez votre mode de paiement.
  5. Indiquez le numéro de référence, puis inscrivez une note dans le champ Mémo au besoin.
  6. Vous pouvez déposer l'argent dans votre compte chèques ou dans votre compte de fonds non déposés.
  7. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Regrouper les paiements afin qu'ils apparaissent comme un seul dépôt dans le compte de fonds non déposés

Le compte de fonds non déposés est un compte de « retenue temporaire » pour les fonds n'ayant pas encore été déposés. Si vous avez choisi de déposer les paiements dans un compte de fonds non déposés et que vous êtes prêt à regrouper les paiements afin qu’ils apparaissent comme un seul dépôt dans le registre, suivez ces étapes :

  1. Sélectionnez le Créer ⨁ sur la barre d'outils, puis Dépôt bancaire.
  2. À partir de la section Sélectionner les paiements inclus dans ce dépôt, marquez tous les paiements que vous voulez regrouper à l'aide d'un chèque.
  3. Vérifiez l’exactitude du montant total.
  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Si vous avez choisi de déposer les paiements dans l'un de vos comptes bancaires, les paiements seront automatiquement déposés dans le compte bancaire que vous avez indiqué.

  Note: Lorsque vous enregistrez un paiement de facture et que vous sélectionnez Compte chèques dans le menu déroulant Déposer sur de l'écran Recevoir un paiement, il n'est pas possible d'imprimer un sommaire de dépôt ou un bordereau de dépôt.
  1. Si vous devez imprimer un sommaire de dépôt ou un bordereau de dépôt pour un seul paiement, sélectionnez Déposer sur: Fonds non déposés puis suivez les instructions pour effectuer une Dépôt bancaire.
  2. Cette fois-ci, plutôt que de sélectionner plusieurs paiements, il suffit de sélectionner le paiement voulu, puis de cliquer sur le bouton Imprimer.

Comment enregistrer des paiements partiels

Vous devez enregistrer un paiement même si vous n’avez reçu qu’une partie du montant de la facture. QuickBooks en ligne fera le suivi du solde courant de la facture. Voici comment procéder :

  1. Sélectionnez le Créer ⨁, puis sélectionnez Recevoir un paiement.
  2. Choisissez le nom du client dans le menu déroulant.
  3. Sélectionnez votre mode de paiement.
  4. Indiquez le numéro de référence, puis inscrivez une note dans le champ Mémo au besoin.
  5. Sous Montant reçu, entrez le montant du paiement.
  6. Du Opérations non réglées , sélectionnez les opérations auxquelles vous voulez appliquer le paiement.
  7. Vous pouvez déposer l'argent dans votre compte chèques ou dans votre compte de fonds non déposés.
  8. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Pour trouver le solde:

  1. Ouvrez la facture de nouveau.
  2. Examinez la ligne Solde à payer.
  3. Sélectionnez Rapports.
  4. Dans le champ Recherche de rapport par nom, saisissez Détails du solde du client.
  5. Sélectionnez Exécuter le rapport.
Note : Lorsque vous recevez le paiement partiel d’un client, QuickBooks en ligne commencera à appliquer le montant dans le premier poste de la facture, et continuera à appliquer le paiement jusqu’à ce qu’il soit épuisé. Il n’est pas possible de changer l’ordre dans lequel QuickBooks applique le paiement à la facture.

Enregistrer les paiements communs

Si un client a payé une facture ainsi que celle d’un autre client, vous pouvez recevoir le paiement en suivant les étapes ci-dessous :

  1. Sélectionnez le Créer ⨁, puis sélectionnez Recevoir un paiement.
  2. Saisissez le nom du client.
  3. Saisissez le montant, le mode de paiement et le numéro de référence. (Note: Assurez-vous de noter le numéro du chèque dans le champ Nº de référence.)
  4. Ajoutez une note dans le champ Mémo indiquant que ce paiement provient du chèque établi par (nom de l’autre client).
  5. Assurez-vous que la bonne facture est sélectionnée.
  6. Vous pouvez déposer l'argent dans votre compte chèques ou dans votre compte de fonds non déposés.
  7. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Répétez ces étapes pour le deuxième client. Assurez-vous que le numéro de chèque est le même et que vous saisissez un mémo descriptif. Ensuite, regroupez les paiements afin qu’ils apparaissent comme un seul dépôt dans le registre :

  1. Sélectionnez le Créer ⨁ sur la barre d'outils, puis Dépôt bancaire.
  2. À partir de la section Sélectionner les paiements inclus dans ce dépôt, marquez tous les paiements que vous voulez regrouper à l'aide d'un chèque. (Note : Cette section n'apparaît que si des paiements enregistrés sont prêts à être déposés.)
  3. Vérifiez l’exactitude du montant total. Le total doit correspondre au montant total du paiement commun.
  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Vous savez maintenant comment enregistrer un paiement de client.