Vous pouvez facilement importer vos contacts clients ou fournisseurs en provenance d’Outlook, d’Excel ou de Gmail, en quelques étapes simples.

 

 

À savoir avant d’importer des contacts en provenance d’Outlook, d’Excel ou de Gmail

  • La taille maximale des fichiers est de 2 Mo ou 1 000 lignes. Pour importer une liste plus volumineuse, vous devrez la diviser et faire plusieurs importations.
  • Il n’est pas possible d’importer les sous-comptes. Convertissez les sous-comptes en comptes principaux avant l’importation, puis convertissez-les à nouveau après l’importation.
  • Si le fichier n’a pas été importé correctement et qu’il doit être importé à nouveau, votre liste de clients ou de fournisseurs ne sera pas écrasée par la nouvelle importation. Pour éviter les entrées en double, supprimez les clients ou fournisseurs importés avant de refaire l’importation, ou modifiez-les manuellement un à un.
  • Les entrées dans le champ Nom doivent être uniques, c’est-à-dire que les fournisseurs, clients ou employés ne peuvent pas porter le même nom que les autres déjà importés.
  • Lors de l’importation, il est uniquement possible d’ajouter une adresse courriel, mais vous pourrez en ajouter d’autres plus tard.
  • Lorsque vous importez des contacts à partir de fichiers Excel (y compris de fichiers Excel qui ont été exportés d’Outlook ou d’autres outils), assurez-vous que :
    • Les en-têtes de colonne sont à la première ligne.
    • Les contacts se trouvent sur la feuille de calcul1 de la feuille de calcul.
    • La feuille de calcul ne contient pas de formules, de graphiques ou de lignes vides.
    • La feuille de calcul ne contient aucune erreur, telle que #REF !, #NAME?, # N / A ou #VALUE !.
    • Les noms ne contiennent pas de deux-points (:) ni de guillemets (« »).

Exportation de contacts à partir d’Outlook

  1. Sélectionner Soumission , puis Ouvrir et exporter et Importer / Exporter.
  2. Dans l’Assistant Importer et exporter, sélectionnez Exporter vers un fichier et choisissez Valeurs séparées par une virgule pour le type.
  3. Sélectionnez le dossier dans lequel vous conservez les coordonnées de vos clients et suivez les instructions affichées à l’écran pour enregistrer le fichier exporté. Assurez-vous de noter l’endroit où le fichier est enregistré.

Exportation de contacts à partir de Gmail

Deux options s’offrent à vous pour exporter des contacts à partir de Gmail.

Note : Lorsque vous vous connectez à Gmail, vos contacts ne sont pas tous automatiquement ajoutés comme fournisseurs ou clients. Vous devez sélectionner les contacts à ajouter comme fournisseurs ou clients.

 

Option no 1 : associer les contacts Gmail

  1. Sélectionnez Créer ⨁.
  2. Sous Clients, sélectionnez Facture.
  3. Sélectionnez le Client ▼ menu déroulant, puis Ajouter un nouveau.
  4. Sélectionner Connecter votre compte Gmail.
  5. Cliquez sur Autoriser.
Note : En dissociant votre compte Gmail, vous n’aurez plus accès à vos contacts Gmail dans QuickBooks en ligne (et vous n’aurez donc plus la possibilité de les ajouter comme clients ou fournisseurs), mais les contacts déjà ajoutés comme clients ou fournisseurs dans QuickBooks en ligne ne seront pas supprimés.

Option 2: Exporter les contacts de Gmail vers un fichier

Pour créer un fichier d’exportation, veuillez procéder de la façon suivante :

  1. Connectez-vous à Gmail.
  2. Sélectionner Gmail dans le coin supérieur gauche de votre page Gmail, puis sélectionnez Contacts.
  3. Dans le menu déroulant Autres activités ▼, sélectionnez Exporter.
  4. Indiquez si vous voulez exporter tous les contacts ou seulement un groupe.
  5. Sélectionnez le format Outlook CSV, puis cliquez sur Exporter.
  6. Sélectionner Enregistrer sur le disque , puis OK.
  7. Sélectionnez l’emplacement où vous voulez enregistrer le fichier, puis cliquez sur OK.

Création d’un ficher Excel à importer

Si vous souhaitez créer votre propre feuille de calcul pour l’importer, vous pouvez procéder de la façon suivante :

  1. Créez une nouvelle feuille de calcul Excel.
  2. Assurez-vous qu’à la première ligne de la feuille de calcul Excel, les colonnes portent les mêmes en-têtes que sous les lettres majuscules ci-dessous. Veillez également à ce qu’il n’y ait aucune cellule ou aucun autre en-tête vide dans la partie supérieure de la feuille de calcul. Vérifiez aussi que vous utilisez bien la Feuil1.
  3. Remplissez votre feuille de calcul avec les renseignements sur le contact. Vous pouvez laisser vides toutes les cases pour lesquelles vous n’avez pas de renseignement. Notez que l’adresse inscrite dans le fichier importé correspondra à l’adresse de facturation dans QuickBooks en ligne.
  4. Enregistrez la feuille de calcul Excel en tant que fichier .xls ou .xlsx et notez son emplacement.
A B C D E F G H I J K L M N O
Nom complet Entreprise Courriel Téléphone Cellulaire Télécopieur Site Web Rue Ville État/Province Code ZIP / 
Code postal
Pays Solde d’ouverture Date Numéro de revente

Vérification du fichier exporté

Avant d’importer vos contacts, il est important que vous passiez en revue les renseignements et que vous vous assuriez que tout semble normal. Si un problème survient lors de l’exportation, corriger ou supprimer manuellement les contacts importés pourrait prendre beaucoup de temps.

  1. Ouvrez et examinez le fichier .csv enregistré plus tôt.
  2. Assurez-vous qu’à la première ligne de votre feuille de calcul Excel, les colonnes portent les mêmes en-têtes que sous les lettres majuscules ci-dessous, et qu’elles sont dans le même ordre. Veillez également à ce qu’il n’y ait aucune cellule ou aucun autre en-tête vide dans la partie supérieure de la feuille de calcul. Vérifiez aussi que vous utilisez bien la Feuil1.
  3. Examinez la feuille de calcul, puis ajoutez tout renseignement manquant, ou corrigez les erreurs. Si vous constatez un problème important, vous voudrez peut-être refaire l’exportation. Veuillez noter que les champs d’adresse utilisés ici correspondront à l’adresse de facturation des contacts dans QuickBooks en ligne.
  4. Enregistrez la feuille de calcul Excel comme un fichier .xls ou .xlsx, et souvenez-vous bien de l’endroit où vous l’avez enregistrée. Assurez-vous que le fichier ne dépasse pas la limite de 2 Mo ou 1 000 lignes. S’il est trop volumineux, divisez-le en plusieurs fichiers d’importation.
Note : Pour en savoir plus sur la description de chaque champ des contacts et sur les restrictions, consultez l’article Quels champs des contacts sont importés?

Importation de vos contacts

Connectez-vous à votre entreprise QuickBooks en ligne et terminez l’importation.

  1. Sous Clients, sélectionnez Facture..
  2. Sous Outils, sélectionnez Importer les données.
  3. Dans la liste, sélectionnez Clients (ou Fournisseurs), selon le type de contacts que vous voulez importer.
  4. Sélectionner Parcourir.
  5. Trouvez et sélectionnez le fichier Excel, puis cliquez sur Ouvrir , puis sélectionnez Suivant pour continuer.
  6. Mappez les données, puis cliquez sur Suivant.
  7. Rajustez vos données s’il y a lieu, puis sélectionnez Importer.

Vous aimeriez obtenir de l’information sur d’autres types d’importation?

Si vous avez besoin d’aide relativement à d’autres types d’importation, consultez ces articles :

Vous savez maintenant comment importer des contacts.