Vous pouvez importer des opérations bancaires dans QuickBooks en ligne au moyen d’un fichier Excel au format CSV (valeurs séparées par des virgules).

Formats de fichier CSV

QuickBooks en ligne peut importer des fichiers CSV qui utilisent un format à trois ou à quatre colonnes.

Trois colonnes

Ce modèle compte trois colonnes pour la date, la description de l’opération et le montant de l’opération.

A B C
1 Date Description Montant
2 01/01/2018 Exemple de paiement -100,00
3 01/01/2018 Exemple de dépôt 200,00

Quatre colonnes

Ce modèle compte quatre colonnes pour la date, la description de l’opération, le crédit et le débit.

A B C D
1 Date Description Crédit Débit
2 01/01/2018 Exemple de paiement 100,00
3 01/01/2018 Exemple de dépôt 200,00

Ce sont les seules colonnes que QuickBooks en ligne peut importer.

Après l’importation, vous pouvez saisir des renseignements supplémentaires, tels que la catégorie et le bénéficiaire d’une opération, à l’onglet Pour révision de la page Banque. QuickBooks en ligne saisira automatiquement les renseignements si vous avez établi des règles bancaires ou si le logiciel reconnaît les descriptions de vos opérations.

Chaque banque formate ses fichiers CSV différemment; il est possible que les fichiers CSV de certaines institutions financières ne puissent pas être importés.

Si votre banque ne prend pas en charge les fichiers CSV mais propose plutôt des fichiers Quicken (QFX), QuickBooks en ligne (QBE) ou Microsoft Money (OFX), vous pouvez essayer d’importer vos données et de téléverser plus de 90 jours d’opérations bancaires au moyen de Web Connect.

Formatage des fichiers CSV aux fins d’importation

Pour réussir l’importation de vos opérations bancaires, votre fichier CSV doit être formaté correctement. Si vous essayez de téléverser un fichier qui n’est pas formaté adéquatement, vous recevrez un message d’erreur.

Voici quelques restrictions de formatage pour les fichiers CSV.

  • Les caractères spéciaux ne sont pas autorisés :
    • Les caractères comme #, % et & dans le fichier.
    • Les parenthèses ( ) pour les montants négatifs : (234) devrait être -234.
    • Les symboles de devise : 234 $ devrait être 234.
    • Les espaces pour séparer les milliers (2 111 devrait être 2111).

  • Laissez ces cellules vides.
  • Corrigez toutes les opérations dont la colonne Description contient un nombre.
  • Supprimez le mot montant s’il apparaît dans le nom de la colonne Crédit ou Débit (Montant du crédit et Montant du débit sont des formulations incorrectes).
  • Les utilisateurs de MAC doivent enregistrer le fichier au format CSV Windows.
  • Corrigez et uniformisez le format de la date (par exemple, jj/mm/aaaa).
  • Certaines banques indiquent le jour de la semaine dans la colonne Date (par exemple, 20/11/2018 MAR, ce qui n’est pas un format acceptable. Pour corriger cela, inscrivez la date et le jour de la semaine dans deux colonnes distinctes :
    1. Sélectionnez la colonne qui contient la date.
    2. Cliquez sur Données, puis sélectionnez Convertir.
    3. Suivez les instructions de l’Assistant Conversion, en choisissant les paramètres suivants :
      • Type de données d’origine : Délimité
      • Séparateurs : Espace
      • Format des données en colonne : Standard
    4. Sélectionnez Terminer.

Fichiers CSV associés aux comptes de carte de crédit

Les fichiers CSV associés aux comptes de carte de crédit peuvent afficher des valeurs contraires aux opérations correspondantes. Par exemple, les dépôts peuvent apparaître comme des montants négatifs parce que le paiement de votre carte de crédit réduit votre solde.

Pour veiller à ce que vos opérations de carte de crédit s’affichent correctement dans votre fichier d’entreprise, sélectionnez un compte de carte de crédit correspondant (et non pas un compte bancaire) dans QuickBooks.

Importer des opérations à partir d’un fichier CSV

Pour importer des opérations à partir d’un fichier CSV :

  1. Allez au menu Banque, puis sélectionnez Banque.
  2. Sélectionnez Téléverser un fichier. Si vous n’avez jamais connecté de compte, vous pouvez sélectionner Téléverser les opérations manuellement. Vous pouvez également commencer votre téléversement à partir de la page Importer les données (sélectionnez Paramètres ⚙, sous Outils, sélectionnez Importer les données et sélectionnez Données bancaires).
  3. Sélectionnez Parcourir et choisissez le fichier que vous avez téléchargé de votre banque. Si vous n’avez pas encore téléchargé votre fichier CSV, suivez les instructions à l’écran Téléverser le fichier pour télécharger vos opérations, puis sélectionnez le fichier que vous avez téléchargé.
  4. Cliquez sur Suivant.
  5. Dans le menu déroulant Compte QuickBooks, sélectionnez le compte bancaire ou de carte de crédit approprié, puis cliquez sur Suivant.
  6. Mappez les champs de relevé de compte en fonction du format de votre fichier CSV, puis cliquez sur Suivant.
  7. Cochez les cases des opérations à importer, puis cliquez sur Suivant.
  8. Lorsque le logiciel vous demande si vous voulez procéder à l’importation maintenant, sélectionnez Oui.
  9. Sélectionnez Allons-y! lorsque la notification Importation terminée s’affiche.

Une fois l’importation terminée, vous êtes dirigé vers la fenêtre Banque; vos opérations importées sont affichées dans l’onglet Pour révision. Vous pouvez les passer en revue, en ajouter ou les apparier.