Sachez quoi faire si votre compte dans QuickBooks en ligne ne correspond pas à votre relevé de compte à la fin d'un rapprochement.

Lorsque vous rapprochez un compte, vous comparez les opérations dans QuickBooks à celles figurant sur vos relevés de compte. En fin de compte, la différence entre les deux documents devrait être de 0,00 $.

Si ce n'est pas le cas, ne vous inquiétez pas. Voici comment trouver et résoudre les problèmes pour que vous puissiez terminer le rapprochement.

Vous n’avez jamais effectué de rapprochement? Consultez d’abord notre guide sur le processus de rapprochement.

Assurez-vous de réviser votre solde d'ouverture avant de vérifier vos soldes d'ouverture et de fermeture.

Étape 1 : Réviser le solde d'ouverture et d'ouverture

Si vous ne l'avez pas déjà fait, réviser votre ouverture et soldes d'ouverture. Quand vous savez qu'ils sont exacts, vous passez à l'étape 2.

Étape 2 : Vérifier le solde de fermeture que vous avez entré

Lorsque vous commencez un rapprochement, vous saisissez le solde de fermeture de votre relevé de compte. QuickBooks vérifie l'exactitude des données par rapport à celles-ci.

  1. Lorsque vous rapprochez un compte, dans la fenêtre de rapprochement, sélectionnez Modifier l'info.
  2. Vérifiez la Solde de fermeture et Date de clôture. Assurez-vous qu'ils correspondent à votre relevé de compte.
  3. Apportez les modifications nécessaires.
  4. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

S'il y a toujours une différence dans QuickBooks, passez à l'étape 3.

Étape 3 : Combiner plusieurs opérations en une seule opération

Si votre banque a enregistré plusieurs paiements comme un seul document, vous devriez faire la même chose dans QuickBooks.

Si vous saisissez les paiements dans QuickBooks en tant qu'opérations individuelles, les mettre dans le compte Fonds non déposés. Ensuite effectuer un dépôt bancaire les combiner en un seul document.

S'il y a toujours une différence dans QuickBooks, passez à l'étape 4.

Étape 4 : Réduisez votre recherche et éliminez ce que vous savez être correct

Maintenant que vous avez un solde de fermeture exact, nous pouvons rapidement identifier les opérations qui posent problème.

Marquer physiquement les opérations sur votre relevé de compte qui correspondent à celles de QuickBooks. Ce ne sont pas les sources du problème. Vous savez qu'ils sont exacts. Cela vous donne une liste beaucoup plus courte pour travailler avec. Passez à l'étape 5.

Étape 5 : Saisissez les opérations qui ne sont pas dans QuickBooks

Assurons-nous de tout avoir entré dans QuickBooks.

Si vos comptes sont connectés au service bancaire en ligne, réviser et catégoriser toutes vos opérations téléchargées. Vous ne pouvez pas les rapprocher avant d'avoir terminé.

Vérifiez ensuite la liste des opérations dans la fenêtre de rapprochement. Si vous voyez des opérations sur votre relevé de compte qui ne sont pas dans QuickBooks :

  1. Dans QuickBooks, allez à Ventes ou Dépenses menu.
  2. Recherchez les opérations que vous voyez sur votre relevé de compte mais pas dans QuickBooks. Si vous en trouvez dans QuickBooks, sélectionnez-le et ouvrez-le.
  3. Vérifiez les Déposer sur ou Paiement compte.Assurez-vous que les opérations sont dans le bon compte. Sélectionnez un autre compte si nécessaire.

Maintenant que vous avez tout révisé dans QuickBooks, vous pouvez créer de nouvelles opérations en toute sécurité et ne pas avoir à vous soucier de la duplication. Saisissez les opérations que vous voyez sur votre relevé de compte mais pas dans QuickBooks comme nouveau reçus de vente ou dépenses.

Une fois terminé, passez à l'étape 6.

Étape 6 : Trouver les opérations qui ne figurent pas sur votre relevé de compte

Maintenant, traitons les opérations qui s'affichent dans la fenêtre de rapprochement mais qui ne figurent pas sur votre relevé de compte. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles cela peut se produire.Vous avez peut-être manqué une opération sur un rapprochement passé ou avez créé des doublons par erreur.

Si vous voyez des opérations dans QuickBooks qui ne sont pas sur votre relevé de compte, écrivez-les.

  1. Vérifiez la date de l'opération et vérifiez vos relevés de compte pour ces dates.
  2. Exécuter une rapport de rapprochement passé pour ces dates.

Si des opérations figuraient sur un relevé de compte précédent mais ne figuraient pas dans le rapprochement pour ces dates, vous pouvez les ajouter manuellement.

  1. Allez au menu Comptabilité. Sélectionnez Plan comptable.
  2. Trouvez le compte que vous rapprochez et sélectionnez Afficher le registre.
  3. Trouvez l’opération et sélectionnez-la pour développer l’affichage.
  4. S'il y a déjà un R dans la colonne à cocher, ne touchez pas. Cette opération peut être en double.
  5. S'il n'y a pas de R,  assurez-vous que l'opération est exacte.
  6. Cochez la même case dans la colonne jusqu'à ce que vous voyez la lettre. R.
  7. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Ensuite, recherchez les opérations en double. Allez à la Ventes ou Dépenses menu. Triez les listes par date, client, fournisseur ou montant. Si vous trouvez des doublons évidents, vous pouvez les supprimer en toute sécurité.Note : : Supprimez seulement les opérations si vous êtes absolument certain qu'il s'agit d'un doublon ou d'une erreur. Si vous n'êtes pas certain, consultez votre aide-comptable :

  1. Allez au menu Comptabilité. Sélectionnez Plan comptable.
  2. Trouvez le compte que vous rapprochez et sélectionnez Afficher le registre.
  3. Trouvez l’opération et sélectionnez-la pour développer l’affichage.
  4. Sélectionner Supprimer puis Oui pour confirmer.

Une fois terminé, passez à l'étape 7.

Étape 7 : Traiter les opérations légèrement décalées

Si une opération dans QuickBooks correspond presque à celle de votre relevé bancaire, mais que le montant est légèrement en deçà, communiquez avec votre comptable. Vous ne devriez pas modifier les opérations, comme les factures, que vous avez déjà envoyées et qui ont été payées par les clients.

D'un autre côté, si la banque a ajouté des frais qui n'étaient pas inclus lorsque vous avez entré l'opération pour la première fois dans QuickBooks, cela peut annuler les montants. Vérifiez votre relevé de compte de banque. Si des frais ont été ajoutés :

  1. Sélectionnez le bouton + Nouveau.
  2. Sélectionnez Dépôt bancaire.
  3. Suivez les étapes pour ajouter une banque ou des frais de traitement au compte que vous rapprochez.
  4. Dans le Mémo, ajoutez une note au sujet de l'opération à laquelle elle est liée.

Erreur de l’institution financière

Si vous ne trouvez pas d'erreurs ou si vous ne trouvez pas d'erreurs dans QuickBooks en ligne, il se peut qu'il y ait une erreur avec la banque ou la compagnie de carte de crédit.Voir Corriger des erreurs sur votre relevé de compte ou de carte de crédit.

Prochaines étapes : Terminer le rapprochement

Maintenant que vos comptes sont équilibrés, vous pouvez terminer le rapprochement. Si vous avez besoin d'étapes complètes, consultez notre guide de rapprochement.