Découvrez quoi faire après avoir téléchargé vos opérations bancaires et de cartes de crédit dans QuickBooks en ligne.

Une fois que vous avez connecté vos comptes bancaires et de cartes de crédit, QuickBooks télécharge automatiquement vos dernières opérations. Il vous indique ensuite si elles sont appariées à des enregistrements que vous avez déjà saisis dans QuickBooks. Et s’il ne peut trouver une correspondance, QuickBooks ouvre un nouvel enregistrement pour vous.

Vous n’avez qu’à approuver la correspondance ou à sélectionner Ajouter pour créer un nouvel enregistrement. Voici comment commencer.

Étape 1 : Télécharger vos opérations bancaires et de cartes de crédit

QuickBooks télécharge automatiquement les dernières opérations disponibles chaque nuit vers 22 h (HNP-8: 00). Pour la plupart des banques, les opérations s’affichent généralement dans QuickBooks et peuvent être téléchargées le lendemain de leur publication sur le site Web de votre banque. Certaines opérations peuvent prendre plus de temps à s’afficher, selon votre banque.

Vous pouvez également effectuer une mise à jour manuelle pour obtenir les dernières opérations disponibles :

  1. Accédez au menu Banque.
  2. Sélectionnez Mettre à jour. Cela met à jour tous vos comptes bancaires et de cartes de crédit. Si vous voyez un message concernant une authentification supplémentaire, suivez les instructions à l’écran. Toutes les banques n’appliquent pas cette exigence, mais certaines le font pour une plus grande tranquillité d’esprit.

Voici la marche à suivre si vous avez des problèmes avec le téléchargement de vos opérations.

Étape 2 : Réviser les opérations bancaires que vous avez téléchargées

  1. Accédez au menu Banque.
  2. Sélectionnez la tuile bleue associée au compte que vous souhaitez réviser.
  3. Sélectionnez l’onglet Pour révision pour commencer la révision.

QuickBooks envoie les opérations bancaires téléchargées à l’onglet Pour révision. C’est ce qu’on appelle parfois vos « connexions bancaires ».

Révisez chaque opération une à la fois. Pour chaque opération téléchargée, vous avez la possibilité de l’apparier ou de l’ajouter, ou encore d’afficher plusieurs correspondances.

Effectuez les étapes ci-dessous lorsque vous voyez ces options :

Apparier une opération existante

« Apparier » signifie que QuickBooks a associé l’opération téléchargée à celle que vous aviez déjà saisie. Cette action lie les deux opérations afin d’éviter les doublons. Vous n’avez qu’à vérifier que la correspondance est exacte.

  1. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage. 
  2. Révisez les « Enregistrements trouvés ». Ces opérations sont celles que vous avez déjà saisies dans QuickBooks.
  3. Sélectionnez le lien à côté de chaque enregistrement pour obtenir plus de détails.
  4. Révisez le champ « Déposer sur » dans les formulaires. Votre opération dans QuickBooks figure déjà dans le compte indiqué.
  5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Apparier.

QuickBooks sait maintenant que l’enregistrement de votre banque est le même que celui que vous avez déjà saisi et ne créera pas de doublon. Vous avez terminé.

Ajouter une nouvelle opération

« Ajouter » signifie que QuickBooks n’a pas trouvé d’opération correspondante. Par conséquent, plutôt que de tenter d’apparier l’opération, QuickBooks ouvrira un nouvel enregistrement pour vous à l’aide des renseignements de votre banque.

  1. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage. 
  2. Révisez la catégorie de compte recommandée. Il s’agit du compte dans lequel QuickBooks souhaite catégoriser l’opération. Par exemple, vous pourriez voir une dépense en carburant pour votre véhicule de fonction. QuickBooks pourrait suggérer de catégoriser cette opération sous Frais de déplacement. Vous pouvez toujours changer la catégorie et inscrire l’opération dans un compte différent selon la façon dont vous faites le suivi de ce type de dépenses.
  3. Modifiez le bénéficiaire et la catégorie avant de sélectionner Ajouter.
  4. Lorsque tout semble en ordre, sélectionnez Ajouter pour enregistrer l’opération.
Note : QuickBooks recommande parfois de classer les opérations dans les comptes de revenu sans catégorie ou de dépense sans catégorie. Il s’agit de comptes temporaires. Si c’est possible, placez les opérations directement dans un compte de revenus ou de dépenses. Au besoin, créez un nouveau compte dans votre plan comptable.

Afficher et réviser plusieurs correspondances

« Afficher » signifie que QuickBooks a détecté plus d’une correspondance potentielle. Vous n’avez qu’à choisir celle qui convient.

  1. Sélectionnez Afficher dans la colonne Action.
  2. Révisez les « Enregistrements trouvés » dans QuickBooks.
  3. Sélectionnez les liens à côté de chaque enregistrement pour obtenir plus de détails.
  4. Comparez les correspondances potentielles.
  5. Sélectionnez la bonne correspondance, puis cliquez sur Apparier.

Étape 3 : Réviser les opérations après les avoir appariées ou ajoutées

Après l’appariement ou l’ajout, les opérations téléchargées sont enregistrées dans vos comptes dans QuickBooks. L’enregistrement révisé de votre banque se déplace à l’onglet Révisé.

Faites une révision rapide après avoir apparié ou ajouté quelques opérations, au cas où vous devriez apporter des modifications :

  1. Accédez au menu Banque.
  2. Sélectionnez la tuile bleue associée au compte que vous souhaitez réviser.
  3. Accédez à l’onglet Révisé.
  4. Sélectionnez le lien dans la colonne Ajout ou Appariement pour réviser l’opération. Portez une attention particulière au champ « Déposer sur ». Il s’agit du compte dans lequel QuickBooks a catégorisé l’opération.
  5. Ajoutez toute information supplémentaire dont vous avez besoin.

Si vous devez recatégoriser une opération et la déplacer vers un autre compte, sélectionnez Annuler, puis revenez à l’onglet Pour révision.

Apportez vos modifications avant de faire vos rapprochements mensuels.

Répartir des opérations sur plusieurs comptes

Vous pouvez répartir les opérations, comme celles qui sont liées aux frais importants de déplacements d’affaires, entre plusieurs comptes afin de faciliter le suivi.

  1. Rendez-vous à l’onglet À réviser.
  2. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage.
  3. Si la sélection est à Apparié, changez-la pour Ajouté.
  4. Sélectionnez Répartition à côté du bouton Ajouté. Cela ouvrira la fenêtre Répartir l’opération.
  5. Sélectionnez les Catégories (comptes) entre lesquelles sera répartie l’opération.
  6. Entrez un montant pour chaque tranche.
  7. Ajoutez le Bénéficiaire et le Client pour chaque tranche.
  8. Cliquez sur Enregistrer et ajouter.

Exclure les opérations personnelles ou en double

Vous pouvez exclure des opérations personnelles ou en double pour assurer la précision de vos comptes.

  1. Accédez à l’onglet À réviser.
  2. Cochez la case à côté de chaque opération que vous voulez exclure.
  3. Sélectionnez le menu déroulant Actions groupées, puis cliquez sur Exclure la sélection.

Les opérations exclues se déplacent vers l’onglet Exclues. Elles ne seront pas ajoutées à QuickBooks ni téléchargées de nouveau.

Dépannage lié aux opérations bancaires