Apprenez comment créer, modifier et supprimer des dépenses comme les achats en espèces ou par chèque dans QuickBooks en ligne.

QuickBooks le fait sans souci pour que vous puissiez enregistrer vos dépenses et vous permettre de les saisir lorsqu'elles se produisent. Vous pouvez également modifier ou supprimer les dépenses que vous avez enregistrées pour vous assurer que tout est exact. Nous allons vous montrer comment.

Conseil: Si vous avez un grand nombre de dépenses à créer, il pourrait être plus facile de plutôt les saisir dans l’historique du compte.

Créer une dépense

  1. Allez à la Créer ⨁ et sélectionnez Dépense.
  2. Dans le champ Bénéficiaire, indiquez un fournisseur. Vous pouvez spécifier le nom d’une personne ou d’une entreprise. Si votre opération englobe de nombreuses dépenses de petite caisse, laissez ce champ vide.
  3. Sélectionnez le compte de paiement sur lequel créditer cette dépense.
  4. Saisissez la date d’achat dans le champ Date de paiement et spécifiez le Mode de paiement pour la dépense.
  5. (Facultatif) Vous pouvez utiliser le champ Nº de réf. pour saisir un numéro d’identification à partir du reçu d’achat. (Note: Utilisateurs de QuickBooks en ligne Plus: Lorsque le suivi par lieux ou par classe est activé, des champs supplémentaires pour Emplacement ou Classe s'affiche. Vous pouvez activer le suivi par lieux ou par classe sous Compte et paramètres sous l'onglet Options avancées).
  6. (Facultatif) Saisissez une description de la dépense.
  7. Entrez le montant de l'achat et tout impôt payé (s'il y a lieu).
  8. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer ou Enregistrer et nouveau.

Avant que vous Enregistrer et fermer, vous avez des options à envisager qui pourraient aider à faire le suivi de la dépense:

  • Si vous facturez cette dépense à un client spécifique, sélectionnez Facturables et saisissez le nom du client. Le suivi des dépenses facturables doit être activé pour afficher la colonne Facturable. Vous pouvez l'activer dans Compte et paramètres sous l'onglet Dépenses.  (Note : si vous recevez ultérieurement un crédit pour une dépense déjà facturée à un client, veillez à spécifier ce client sur le crédit et à cocher la case Facturable, sinon cette dépense sera facturée au client sur la facture suivante et le crédit n’apparaîtra pas.)
  • Pour voir un rapport de revenus opposés aux dépenses pour chaque client, vous pouvez exécuter un rapport Sommaire des revenus par client.
  • Saisissez toute note ou mémo que vous voulez voir apparaître dans le l’historique du compte), sur les chèques imprimés et sur les rapports qui incluent cet achat.
  • Utilisez les champs du Détails des articles pour entrer les renseignements sur le produit ou le service acheté.
  • Si vous utilisez des remboursements de dépenses, sélectionnez Imprimer pour obtenir une copie du justificatif.

Modifier une dépense

Avertissement : Modifier une dépense facturée à un client peut également modifier la facture du client.
  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis choisissez Dépenses.
  2. Dans la fenêtre Opérations de dépenses, trouvez la dépense à modifier.
  3. Sous la colonne Action, sélectionnez Afficher / Modifier.
  4. Mettez à jour l’opération si nécessaire.
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Supprimer une dépense

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Dépenses, puis choisissez Dépenses.
  2. Dans la fenêtre Opérations de dépenses, trouvez la dépense à supprimer.
  3. Du Action ▼ menu déroulant Supprimer.
  4. Cliquez sur Oui pour confirmer que vous souhaitez supprimer l’opération. Une fois que vous avez supprimé une dépense, seul le Journal de bord en conserve un enregistrement. Pour ouvrir le journal de bord, sélectionnez Rapports dans le menu de gauche et saisissez Journal de bord dans la barre de recherche.

Vous ne savez pas s’il faut créer une dépense, une facture ou un chèque?

Veuillez consulter Quelle est la différence entre les factures, les chèques et les dépenses? pour vous aider à décider.