Apprenez comment télécharger les opérations de votre banque ou de vos cartes de crédit et les importer manuellement dans QuickBooks en ligne.

Une des façons les plus efficaces de gagner du temps dans QuickBooks en ligne consiste à connecter vos comptes bancaires et de carte de crédit. Une fois que vous êtes connecté, QuickBooks télécharge automatiquement les opérations des 90 derniers jours (ou plus) de votre banque.

Si vous avez besoin d’opérations plus anciennes ou si votre banque n’est pas connectée à QuickBooks, vous pouvez les téléverser manuellement.

Étape 1 : Choisissez une période

Pour vous assurer de ne pas importer des opérations déjà enregistrées, vous devrez obtenir la date de l’opération la plus ancienne dans votre compte. Cela évite les opérations en double.

  1. Dans QuickBooks, allez à Comptabilité, puis sélectionnez Plan comptable.
  2. Trouvez le compte bancaire ou de carte de crédit dans lequel vous voulez téléverser d’autres opérations. Cliquez ensuite sur Historique du compte.
  3. Faites défiler jusqu’au bas de la liste.
  4. Prenez note de la date de l’opération la plus ancienne. Dans bien des cas, l’opération la plus ancienne est le solde d’ouverture.

Étape 2 : Téléchargez les opérations de votre banque

  1. Ouvrez une session sur le site de votre banque ou de votre carte de crédit.
  2. Suivez les instructions de votre banque pour télécharger les opérations sur votre ordinateur. Certaines banques appellent cette méthode Web Connect. Chaque institution financière a des étapes différentes.
  3. Assurez-vous que la période du téléchargement est au moins une journée avant l’opération la plus ancienne.
  4. Téléchargez vos opérations. Enregistrez le fichier à un endroit où vous pouvez le trouver facilement, comme votre bureau.

Étape 3 : Vérifiez le format et la taille du fichier

Votre banque peut vous offrir des options sur la façon de télécharger ou d’exporter vos opérations. Choisissez une de celles-ci pour pouvoir téléverser le fichier dans QuickBooks en ligne :

  • Valeurs séparées par des virgules (CSV)
  • QuickBooks en ligne (QBO)
  • Si vous le pouvez, choisissez le format QBO. Les fichiers QBO des banques devraient déjà être formatés pour QuickBooks. Si votre fichier n’est pas formaté, vous pouvez le reformater et le téléverser. La taille maximale est de 350 Ko. Si votre fichier est trop volumineux, raccourcissez la période et téléchargez vos opérations en plus petits lots.

Étape 4 : Commencez votre téléversement

Pour les comptes connectés aux services bancaires en ligne

Si votre compte est connecté aux services bancaires en ligne, voici comment commencer votre téléversement :

  1. Dans QuickBooks en ligne, accédez au menu Banque, puis sélectionnez l’onglet Banque.
  2. Sélectionnez la tuile bleue associée au compte dans lequel vous voulez téléverser l’opération.
  3. Sélectionnez la petite flèche ▼ à côté du bouton Mise à jour, puis cliquez sur Téléverser un fichier.

Pour les comptes qui ne sont pas connectés aux services bancaires en ligne

Si vous ne prévoyez pas connecter votre compte ou si votre banque n’est pas connectée à QuickBooks, voici comment commencer votre téléversement :

  1. Dans QuickBooks en ligne, accédez à Banque.
  2. Cliquez sur Téléverser des opérations.

Étape 5 : Téléversez votre fichier dans QuickBooks

  1. Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le fichier que vous voulez télécharger de votre banque, puis cliquez sur Suivant.
    Un message d’erreur s’affiche? Voici ce que vous devez faire si un message d’erreur s’affiche pendant que vous téléversez vos opérations.
  2. À partir de la liste déroulante Compte QuickBooks, sélectionnez le compte dans lequel téléverser les opérations, puis sélectionnez Suivant. Si vous n’avez pas connecté votre compte à QuickBooks, vous n’avez peut-être pas de compte vers lequel téléverser les opérations. Le cas échéant, cliquez sur Ajouter à partir du menu déroulant pour créer un nouveau compte bancaire.
  3. Suivez les instructions à l’écran. Appariez les colonnes dans le fichier aux champs bancaires dans QuickBooks, puis cliquez sur Suivant.
  4. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Allons-y! QuickBooks ajoutera les opérations à votre compte.

Étape 6 : Catégorisez les opérations

Maintenant que vos opérations sont répertoriées dans QuickBooks, accédez au menu Banque pour les apparier et les catégoriser. Elles seront répertoriées dans vos comptes après que vous les aurez vérifiées.

Étape 7 : Rapprochez les opérations

Vos opérations sont maintenant répertoriées dans QuickBooks, mais il vous reste à les rapprocher. Cela permet de confirmer que vos documents comptables sont exacts et qu’il n’y a aucune opération en double.

Par exemple, vous pourriez devoir modifier votre solde d’ouverture si les opérations que vous venez de téléverser sont plus anciennes que celui-ci. Vous avez probablement inclus certaines opérations plus anciennes (ou toutes) dans le total de votre solde d’ouverture. Vous devez rapprocher les opérations pour vous assurer que QuickBooks ne les compte pas deux fois.