Apprenez comment importer des factures dans QuickBooks en ligne.

QuickBooks en ligne vous permet d’importer des données facilement, afin que vous ayez plus de temps à consacrer à votre entreprise. Nous vous montrerons comment procéder ci-dessous.

Que puis-je importer dans QuickBooks?

  • Il est possible d’importer des factures avec plusieurs postes OU en fonction de la valeur totale de chaque facture.
  • La fonction Multidevise est prise en charge.
  • Les codes de TPS/TVH sont mis en correspondance, alors vous n’avez pas besoin de modifier vos codes de TPS/TVH aux formats utilisés par QuickBooks avant de procéder à l’importation.
  • Note : Nous vous recommandons d’importer un maximum de 100 factures à la fois.

Étape 1 : ouvrez l’outil d’importation de factures

  1. Sélectionnez la roue dentée.
  2. Sous Outils, sélectionnez Importer les données.
  3. Sélectionnez Importer les factures.

Note : Vous pouvez aussi accéder à cet outil dans Ventes, sous > Factures. Puis, sélectionnez le menu déroulant Nouvelle facture et choisissez Importer les factures.

Étape 2 : téléversez votre fichier CSV

  •  Prévisualisez ce qui est requis pour importer des factures. Un exemple de fichier de données est également disponible.
  • Après avoir rempli tous les champs requis, sélectionnez Parcourir pour sélectionner votre fichier CSV.
    Note : S’il n’y a aucun poste, QuickBooks ajoutera à ce champ un article générique intitulé « Ventes ».
  • Vous avez ensuite l’option de créer automatiquement de nouveaux clients ou de nouveaux postes qui ne se trouvent pas dans QuickBooks en ligne. Si vous souhaitez créer automatiquement des clients ou des postes, cochez les options applicables et sélectionnez Suivant.

Étape 3 : faites correspondre vos en-têtes de colonne

  • Les champs obligatoires sont marqués d’un astérisque (*). Pour les autres champs manquants, il faut sélectionner Sans objet.
  • Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé (p. ex., DD/MM/YYYY).
  • Le cas échéant, sélectionnez votre option de TPS/TVH; comprise ou non comprise. Cette option n’est pas disponible si la TPS/TVH n’est pas configurée dans QuickBooks.

  • Sur la dernière page, mettez en correspondance vos codes de TPS/TVH avec ceux de QuickBooks, puis sélectionnez Suivant.
  • Si quelque chose ne va pas, un message s’affiche à cette étape pour que vous retourniez corriger les erreurs.

Étape 4 : importez les factures

  • Une fois la mise en correspondance terminée, vous verrez un sommaire de votre importation, comme illustré ci-dessous. Sélectionnez Commencer à importer pour lancer le processus d’importation.
  • Une fois l’opération terminée, un sommaire d’importation s’affiche. Si une facture ne s’importe pas, notez la raison, puis sélectionnez Terminé. Vous obtiendrez un sommaire final. Cliquez sur OK pour terminer.

Capacités et limites

Que dois-je savoir?

  • Prenez en considération les méthodes d’importation de listes suivantes si vous avez un grand volume de nouveaux clients ou de produits et services à importer :
    1. Importer des produits et services
    2. Importer des clients, des fournisseurs ou des contacts fournisseurs en provenance d’Outlook, d’Excel ou de Gmail
  • Les nouveaux produits ou services sont créés en tant que services, et il est possible de les modifier après l’importation.
  • Les rabais, les notes de crédit et les montants négatifs en général ne sont pas pris en charge.
  • À l’importation de nouveaux clients, si aucune devise n’est précisée, QuickBooks utilisera la devise locale CAD pour ces clients.
  • Si les factures comportent plusieurs postes, assurez-vous que les renseignements suivants sont indiqués pour chaque poste : nº de la facture, client, date de facturation, etc. (comme dans le fichier CSV en exemple, plus précisément la facture 1001).
  • Notes concernant la TPS/TVH :
    1. Si la TPS/TVH ne s’applique pas, les montants et codes de TPS/TVH ne sont pas requis.
    2. Si la TPS/TVH s’applique, les codes de TPS/TVH sont requis.
    3. QuickBooks calculera la TPS/TVH en fonction du code de TPS/TVH si aucun montant de TPS/TVH n’est indiqué.
    4. Si un montant de TPS/TVH est indiqué, ce dernier annulera le processus de calcul lancé dans QuickBooks. Cela permet de respecter les différences d’arrondissement entre les applications de QuickBooks et les applications tierces.
  • Pour conserver la numérotation de vos factures dans votre fichier CSV, assurez-vous d’activer les numéros d’opérations personnalisés.
    1. Sélectionnez la roue dentée, puis Compte et paramètres (ou Paramètres de l’entreprise).
    2. Sélectionnez l’onglet Ventes, naviguez à la section Contenu du formulaire de vente.
    3. Sélectionnez l’icône du crayon et activez Numéros d’opérations personnalisés en cochant la case appropriée, puis sélectionnez Enregistrer.